La mia esperienza in 35 anni di lavoro e di consulenza sul gli studi legali mostra che è molto difficile presentare ai soci gestori un rapporto che li soddisfi completamente. Si tratta di un processo continuo, perché quando un rapporto contenente informazioni esistenti viene presentato, provoca o stimola la curiosità dei partner a conoscere sempre più dettagli o altri modi di presentazione. Questa è la ragione principale per cui la maggior parte degli studi non è soddisfatta dei rapporti preformattati che esistono nei sistemi di gestione attuali.
Un altro punto interessante da analizzare è che questa curiosità o necessità che tutti i membri hanno di ricevere informazioni più dettagliate è fondamentalmente stimolata per due motivi principali.
– Il primo e più importante, ovviamente, è conoscere meglio come funziona la struttura e avere migliori sussidi per prendere decisioni e correggere il corso del business.
– In secondo luogo, e non meno importante, è fornire informazioni che determineranno l’importanza relativa tra i partner.
La stragrande maggioranza degli studi legali conosce il loro margine di profitto totale medio, ma solo una piccola parte di loro sa come approfondire queste informazioni per le loro aree di pratica, i loro team, i loro clienti e persino le loro pratiche o operazioni.
Questa mancanza di informazioni più dettagliate è il risultato di alcuni fattori che esistono negli studi e che possono verificarsi separatamente o insieme. Questi sono i più importanti:
– Mancanza di utilizzo del timesheet. Alcuni studi non usano i timesheet in generale, mentre altri li usano solo nei casi in cui gli onorari sono addebitati su base oraria. A mio parere, la mancata adozione dei timesheet (in tutto o in parte) è la causa principale di questa ignoranza manageriale nella maggior parte degli studi legali.
– Controlli finanziari poco dettagliati. Per avere risultati dettagliati, è necessario avere controlli dettagliati! Un piano dei conti appropriato con controlli sui ricavi e sui costi diretti e fissi è fondamentale per ottenere controlli di gestione più accurati. Quegli uffici che calcolano i profitti solo in modo generale, hanno una ignoranza manageriale nella stessa dimensione del suo calcolo, ossi generale!
– Struttura mal definita. Per poter valutare risultati più dettagliati, è necessaria una struttura minima di organizzazione produttiva. Questo può essere fatto dividendo lo studio in team legati a partner coordinatori, o per aree del diritto (ad esempio, fiscale, del lavoro, ecc.), o per operazioni, o anche per tipologie di attività dei clienti (ad esempio, agroalimentare, tecnologico, ecc.).
– Alto margine di profitto. Questo è anche uno dei fattori comuni nell’inesistenza di controlli più dettagliati, poiché l’alta remunerazione dei partner scoraggia fortemente l’adozione di tali controlli. Il vecchio detto “non si cambia una squadra che sta vincendo” si applica in questi casi.
Per gli studi più strutturate con controlli finanziari dettagliati, è ancora difficile ottenere un rapporto che soddisfi le richieste e le curiosità di tutti i partner. La situazione ideale è quella di sviluppare un cruscotto interattivo e aggiornato (uno “dashboard”) per rispondere a tutte le richieste, ma in molti casi, a causa dei limiti tecnologici, questo non è possibile. I vecchi sistemi di gestione sono la principale limitazione in questi casi.
Dato che ogni azienda ha lo strumento Excel, presento qui di seguito un’opzione meno sofisticata, ma non meno efficiente per ottenere un rapporto che soddisferà qualsiasi richiesta di informazioni dettagliate da parte dei soci dirigenti. Ricordare le premesse in modo che questo rapporto possa essere prodotto:
– Adottare il timesheet per tutte le attività
– Esistenza di un sistema di gestione (ERP)
– Esiste una struttura organizzata di divisione del lavoro
Il concetto utilizzato per questo foglio è quello di avere una registrazione (una riga) per ogni entrata fatta nel timesheet e seguirla dal suo inizio (registrazione delle ore spese nel lavoro fatto) alla sua fine (pagamento della fattura).
Dal timesheet vengono estratte le seguenti informazioni:
Data del lavoro: (anno/mese/giorno)
Avvocato: (Acronimo o nome)
Partner: (Partner coordinatore dell’area/squadra, se esitente).
Ore registrate nel periodo : (Inserito nel timesheet)
Ore fatturate nel periodo : (Dopo la revisione del partner)
Descrizione del lavoro: (Descrizione inserita nel timesheet)
Dai registri (sistema di gestione) si estraggono le seguenti informazioni:
Avvocato: (Acronimo o nome)
Rate: (Tariffa oraria di raccolta)
Classificazione: (Senior, Pieno, ecc.)
Settore / Area: (Area a cui si appartiene e / o squadra, se esistente)
Cliente: (Codice o nome del cliente)
Data di apertura al cliente: (Data di inserimento nello ERP)
Partner Resp.: (Partner responsabile del cliente)
Soggetto/Caso: (Soggetto/caso/progetto/operazione/prratica)
Data di apertura del soggetto: (Data inserita nello ERP)
Partner Resp.Soggetto: (Partner responsabile del soggetto/contratto, ecc.)
Le seguenti informazioni sono estratte dalla fatturazione (sistema di gestione):
Cliente: (Codice o nome del cliente)
Tipo: (Partita IVA, Persona, ecc.)
Ramo di attività: (Area di business)
Tipo di Fatturazione : (Ore, fisso, cap, rate, ecc.)
Fattura: (Numero della fattura relativa al lavoro)
Data di emissione: (Data di emissione della fattura)
Dal sistema di gestione dei crediti (Accounts Receivable) si estraggono le seguenti informazioni
Data del pagamento: (Data di ricezione)
Valore fatturato: (Valore relativo all’ora inserita per il rate orario)
Importo addebitato: (Importo relativo all’ora corretta per il rate reale)
Importo ricevuto: (Importo effettivamente ricevuto – parte dell’adv.)
Se possiamo costruire un foglio di calcolo dove in ogni riga ci sono tutte queste informazioni, con comandi molto semplici in Excel (classificazione e sub totalizzazione) possiamo ottenere tutte le informazioni di gestione necessarie. Il processo non è molto semplice, ma è possibile. Più alto è il grado di organizzazione dell’ufficio, più facile sarà estrarre i dati.
Esempi:
Se classifichiamo per data di ricevimento e anche per area, settore o squadra e facciamo dei subtotali avremo la fatturazione di quel periodo suddivisa secondo gli stessi criteri.
Se classifichiamo per data di invio e anche per avvocato e facciamo dei subtotali avremo i totali inviati e fatturati in quel periodo per avvocato.
Se classifichiamo per data di ricevimento e anche per cliente e facciamo dei subtotali avremo i totali ricevuti in quel periodo per cliente. Idem per soggetto o operazione.
In questo foglio di lavoro ci sono 22 colonne (una per ogni informazione) e tutte possono essere usate come classificatori e 17 possono essere usate come sub totalizzatori dando un’idea di quante informazioni di gestione possiamo estrarre da esso.
Buon divertimento!
