La risposta che tutti si aspettano attualmente di ricevere è nell’Intelligenza Artificiale, che è la’”hype” del momento! Questo è vero, ma non è l’unica risposta e in questa breve discussione intendo fare alcuni commenti che penso possano aggiungere alcuni “input” per i gestori (soci o manager professionisti) nel momento di prendere questa difficile decisione.
Tutti noi che in qualche momento abbiamo gestito questo business specifico, sappiamo che la decisione di investire compete con la decisione di distribuire gli utili, poiché l’equazione finanziaria di uno studio legale è molto semplice: Fatturato meno tasse, costi diretti e fissi è uguale all’utile che normalmente viene distribuito ai soci.
Pertanto, al momento della decisione di investire, ogni socio fa immediatamente il calcolo mentale basato sulla sua percentuale di partecipazione nella società e realizza quanto quella decisione impatterà sul suo “portafoglio” (eccetto in quegli studi dove esistono già riserve istituzionali per gli investimenti).
Quanto investire?
Che esista o meno una riserva per gli investimenti, sappiamo che questi valori sono sempre limitati e per questo motivo devono essere molto ben ponderati, decisi e principalmente gestiti per raggiungere l’obiettivo immaginato.
Quando investire?
La risposta è molto semplice: SEMPRE! Ogni azienda deve investire perennemente in:
– Team tecnico (nel nostro caso gli avvocati): formandoli e qualificandoli costantemente.
– Team Amministrativo: un team amministrativo corretto e con buoni professionisti permette il miglioramento dei flussi interni e la raccolta di informazioni per decisioni strategiche.
– Tecnologia: gli studi dipendono sempre più dalla tecnologia (software e hardware) per essere più efficienti.
– Organizzazione e Struttura: uno studio organizzato e strutturato è molto più efficiente.
Con l’aumento espressivo della concorrenza, lo studio che avrà una politica di poco o nessun investimento sarà destinato a perdere posizioni in questa corsa e come sappiamo che noi italiani siamo fanatici per le automobili, userò un paragone metaforico con il progetto e la costruzione di un’auto da corsa.
Dove investire?
Questa è la domanda più difficile da rispondere e la prima decisione da prendere è essere consapevoli di quale corsa si sta partecipando. Sicuramente non è una corsa tipo “sprint” dove c’è un’esplosione di energia per un breve periodo di tempo come un “dragster” che deve arrivare il più rapidamente possibile in un rettilineo di ¼ di miglio, ma piuttosto una gara di resistenza, come per esempio la 24 ore di Le Mans, dove è necessaria la gestione corretta di tutte le risorse per arrivare alla fine in prima posizione o almeno in buona posizione. Prima di analizzare il progetto propriamente detto dobbiamo posizionarci per sapere con chi staremo competendo e abbiamo due grandi premesse:
Premessa 1 – La Categoria
La prima azione da intraprendere è decidere in quale categoria si sta competendo, ovvero, sarà una gara di kart, una di “gran turismo” o una di “truck-racing” (come quelli utilizzati nella vecchia Parigi-Dakar).
In altre parole, stiamo parlando di studi piccoli, medi o grandi? Le caratteristiche e le necessità sono totalmente diverse!
Premessa 2 – La fase dello sviluppo
In che fase si trova il progetto? Nella fase iniziale, nei primi disegni e concezione o il prototipo è già in costruzione? Nella fase di concezione possiamo adottare praticamente qualsiasi soluzione e/o cambiare qualsiasi parte del progetto senza che ci sia un pregiudizio immediato. Possiamo adottare un motore orizzontale, un V8 o V6 bastando per questo solo ridisegnare il progetto. Se il prototipo è già in costruzione il cambio del motore interferirà per esempio nella struttura del telaio, portando numerose spese non previste e la certezza di un ritardo nel cronogramma.
Nel nostro caso, lo studio ha già qualche sistema installato (prendendo solo come esempio un sistema di fatturazione)? Se non ce l’ha ancora, la decisione di adottarne uno ritorna al punto precedente, ovvero, qual è il miglior sistema di fatturazione che si adatta alla mia dimensione, alle mie necessità e alla mia disponibilità di investimento?
Se esiste già un sistema installato, la decisione di cambiarlo con uno più sofisticato richiederà uno sforzo molto maggiore, un periodo di adattamento e un costo molto più alto rispetto a se non ce ne fosse stato nessuno precedentemente installato.
Una volta analizzate le premesse precedenti, si ha già la consapevolezza di quale categoria si sta partecipando e in quale fase di sviluppo si trova il progetto.
Il Progetto e l’Esecuzione
Indipendentemente dalla categoria in cui si sta partecipando, una buona auto da corsa deve avere le seguenti caratteristiche (concepite nel progetto ed eseguite nella costruzione): Potenza, Resistenza, Affidabilità, Stabilità, Guidabilità, Efficienza (consumo), Peso coerente, Un buon pilota e infine un basso Cx (coefficiente di resistenza aerodinamica) e tutto questo insieme!
Potenza
La scelta o il progetto del motore corretto per il tipo di gara che si sta disputando, poiché la potenza necessaria per portare quell’auto alla velocità desiderata è ovviamente uno dei fattori più importanti in qualsiasi progetto di un’auto da corsa.
Il fatturato in uno studio legale è il principale fattore che definirà la sua categoria e il volume possibile di investimento. Questo fatturato è alla sua efficienza massima? Può essere migliorato con qualche modifica? Questa analisi può determinare, per esempio, investimenti in: marketing, nuovi sistemi, nuove aree di attività, ecc.
Stabilità e Affidabilità
In una gara di lunga durata, la garanzia che quell’auto arrivi alla fine è anche un fattore importantissimo e questo aspetto inizia nella concezione del progetto e nella costruzione elaborata con cura.
Il mantenimento del fatturato, che in ultima istanza garantisce la capacità di investimento nel tempo, ha le sue radici nella qualità tecnica offerta, nella qualità del servizio, nella scelta, formazione e motivazione dei suoi professionisti. L’analisi e la valutazione di questi punti deve determinare decisioni di investimenti in assunzioni, formazione del team così come in piani di carriera e remunerazione coerenti con le necessità di ogni professionista. Gli studi legali sono formati da persone che prestano servizi per persone e questo è il loro principale “asset“. Investire in esso è garantire la sopravvivenza!
Resistenza
Un’auto da corsa deve resistere ai possibili imprevisti che possono verificarsi in una competizione e la sua costruzione deve essere robusta, senza essere esagerata e pesante (vedremo più avanti). Gli studi devono resistere nel tempo, ovvero, essere capaci di assorbire stagionalità, cambiamenti di mercato e alterazioni di team e anche societarie. Per questo sono fondamentali le riserve strategiche e la gestione conservativa delle risorse finanziarie.
Guidabilità
Non serve a nulla avere un’auto potentissima, ma che sia impossibile da guidare!
La guidabilità negli studi legali non dipende solamente dalla quantità e qualità dei controlli esistenti ma anche da una struttura decisionale coesa che sappia utilizzarli. Gli investimenti in controlli (finanziari, di produttività, di redditività, efficienza, ecc.) sono fondamentali per garantire la corretta gestione del business.
Efficienza e Consumo
La scelta corretta della potenza del motore e il suo consumo di carburante è fondamentale, poiché l’ideale è avere il massimo di potenza per garantire la velocità desiderata con il minor consumo possibile di carburante.
Il carburante utilizzato nella produzione di qualsiasi pezzo giuridico è il tempo e la minimizzazione del suo utilizzo garantisce la maggiore efficienza nella produzione giuridica. Per garantire la maggiore efficienza due fattori sono fondamentali: la qualità e l’efficienza del team giuridico (punto già discusso) e la gestione del tempo non dedicato alla produzione ma alla ricerca di informazioni. La Gestione della Conoscenza è basicamente consegnare l’informazione corretta alla persona giusta nel minor tempo possibile, poiché quanto minore sarà il tempo dedicato alla ricerca maggiore sarà l’efficienza.
Per questo gli investimenti in ricerca, Gestione della Conoscenza, nuove aree e nuove tecnologie aumentano significativamente l’efficienza di qualsiasi studio legale!
Peso – Potenza
In qualsiasi auto e principalmente in quelle da corsa, quanto minore sarà il peso da “trasportare” dal motore, maggiore sarà l’utilizzo di ogni cavallo generato da questo. Per questo motivo i motori attualmente sono in alluminio, le carrozzerie in fibra di carbonio, ecc.
Avere una visione generale di tutti i costi coinvolti nella catena produttiva è fondamentale per aiutare il gestore a prendere la decisione corretta di investimenti e migliorare l’efficienza generale.
Negli studi legali la gestione efficiente di tutti i costi coinvolti nel processo definisce l’efficienza finanziaria, o in altre parole, quanto rimane alla fine per investire o distribuire. I controlli di efficienza di team, persone e dipartimenti definiscono il corretto dimensionamento di questi e la gestione finanziaria di clienti, questioni e contratti aiutano a definire criteri per nuove assunzioni. L’ottimizzazione dei costi fissi, come amministrazione, spazi utilizzati, consumi generali, ecc., aiutano a migliorare l’efficienza.
Coefficiente di Resistenza Aerodinamica (Cx)
Questo coefficiente in ultima istanza rappresenta la resistenza generata dall’attrito dell’aria quando qualsiasi corpo si muove in questo mezzo. A partire da una certa velocità diventa molto importante e consuma potenza e di conseguenza carburante. Per questo motivo i progetti di auto da corsa attualmente passano per test in gallerie del vento per minimizzare il suo effetto.
Considero nel mio paragone metaforico la minimizzazione del “Cx” come l’utilizzo dell’IA (più recentemente chiamata Intelligenza Artificiale Generativa) che porta quell’aumento di efficienza derivante dall’ottimizzazione di ogni e qualsiasi processo interno di qualsiasi azienda. Negli studi legali è rappresentata da sistemi più intelligenti e amichevoli di ricerca di informazioni, aiuto nell’elaborazione di documenti di qualsiasi specie (contratti, ricorsi, petizioni, ecc.) e sempre con interfaccia in linguaggio naturale e intuitivo. Attualmente quasi ogni sistema offerto ha già qualche tipo di IA incorporata (“embedded”) al suo interno.
Qui va fatta un’osservazione importante: l’IA non risolve tutti i problemi esistenti in uno studio legale e non è qualcosa del tipo “plug and play“. Necessita di una buona dose di parametrizzazione e un grande periodo di test e adattamento. Deve essere adottata? Senza ombra di dubbio!
Pilota
Perché tutto questo possa essere sfruttato al massimo, è necessario un ottimo pilota che riesca a comprendere tutte queste caratteristiche di questa macchina speciale e riesca a tirare fuori il massimo da ognuna di esse e oltre a questo essere molto talentuoso per guidare nel tracciato ideale, nel minor tempo possibile e in qualsiasi pista, come Fangio, Senna e Schumacher. Fa tutta la differenza in qualsiasi team di corsa!
Nel mondo giuridico è necessario che ci sia qualcuno (o gruppo) che riesca a governare tutte queste caratteristiche, avere profondità tecnica, avere una visione strategica e manageriale per definire direzioni ed essere seguito e oltre a questo avere il rispetto e la leadership necessari per gestire le persone!
Conclusioni
Prima:
Valutate le due premesse, ovvero, posizionatevi nella categoria corretta e definite valutando chiaramente in che fase dello sviluppo si trova il vostro studio. Non lasciatevi guidare dal vostro ego. L’importante è sapere esattamente dove si trova il vostro studio e non dove vorreste che fosse.
Seconda:
Valutate freddamente tutte le caratteristiche del vostro “progetto di auto da corsa”, ovvero, Potenza, Stabilità, Affidabilità, Resistenza, Guidabilità, Efficienza, Consumo, Peso, Coefficiente di Resistenza e Pilota e mettetele in ordine di urgenza o maggiore necessità. Ricordate che tutte hanno un costo nascosto riferito all’implementazione, parametrizzazione e curva di apprendimento. Alcune più di altre. Non lasciatevi trasportare da promesse di venditori.
Terza:
Essendo il volume di investimento sempre limitato, decidete per quello o quelli che porteranno il maggior ritorno per volume investito. Ricordate: l’auto che vince la gara è quella che combina le migliori caratteristiche di progetto, esecuzione e pilota. Investite correttamente in modo da ottenere questa combinazione ottimale!
José Paulo Graciotti è consulente, relatore internazionale, autore del libro “Governance Strategica per studi legali”, già pubblicato in 3 lingue, socio e fondatore di GRACIOTTI Consulting, membro dell’ILTA– International Legal Technology Association e dell’ALA – Association of Legal Administrators. Da più di 35 anni implementa, gestisce e orienta studi legali – www.graciotti.com.br
